Резюме помічника керівника: зразок грамотного резюме з обов’язками особистого асистента генерального директора. Рекомендації по опису ключових професійних навичок та складання супровідного листа

Помічник керівника – людина, який є правою рукою начальника, вирішує всі організаційні питання, володіє актуальною інформацією та демонструє готовність до вирішення термінових справ. Така посада для багатьох є бажаною сходинкою в кар’єрі. Зайняти її допоможе грамотно складене резюме.

Резюме помічника керівника – це документ, який є професійним портретом здобувача. Наймач оцінює поки не вас самого, а текст, який має найбільш вигідно представити вас. Для цього він повинен бути структурований.

Структура гарного резюме.

• Особиста інформація. На самому початку ділового розповіді про себе ви повинні представитися. ПІБ, рік народження, актуальні контактні дані. Останні повинні бути варіативні: мобільний телефон, домашній, електронна пошта. Обов’язково прикріпіть фото. Невелику, якісне фото в правому кутку поруч із пунктом «Особиста інформація» не є обов’язковим атрибутом резюме, але воно бажане. Особливо для здобувача вакансії асистента генерального директора, особистого секретаря.
• Освіту. Якщо ви маєте намір включити в цей пункт довгий перелік з різними курсами і семінарами, це буде надмірністю. Вкажіть тільки основне: ВНЗ і, можливо, один з ключових семінарів, після проходження якого ви отримали відповідний сертифікат.
• Досвід роботи. Якщо ви поміняли багато робіт, вказувати всі не варто – тільки ключові або останні 2-3 місця служби. Вказуєте назву компанії, роки роботи, посада. Якщо ніде раніше не працювали, позначте в цьому пункті місце, де ви проходили практику при навчанні у Вузі.
• Професійні якості. Персональний секретар – людина, який повинен багато чого вміти і, що ще більш важливо, багато чому вчитися. Які б ви професійні навики ні перерахували, вкажіть той факт, що готові вчитися й розвиватися в рамках своєї посади.
• Особисті якості. Вкажіть тут ті притаманні вам якості, які можуть допомогти у професійному зростанні: наприклад, наполегливість, відповідальність, скрупульозність, емоційна стійкість, допитливість.
• Досягнення. Що ви можете занести собі в актив? Може бути, ви не мали досвіду роботи, зате в інституті були старостою і успішно справлялися з цією роллю. Або, наприклад, організували знайомим весілля «під ключ», що вже говорить про хороші організаторські здібності.
• Мотивація. Не обов’язковий пункт, але він може стати головною частиною резюме. Напишіть буквально двома пропозиціями, чому ви хочете стати помічницею або секретарем керівника. Виглядати це може таким чином: «Я бачу власний професійний ріст на цій позиції, співвідношу свої можливості і сили із запитом здобувача, можу записати собі в актив відповідальність, цілеспрямованість, готовність до розвитку».
• Додаткові відомості. Заміжня ви, знаєте іноземну мову, маєте водійське посвідчення, чим захоплюєтеся.

Те, як візуально буде представлений документ, що теж важливо. Інформація повинна бути структурованою, читабельною, яскравою, виразною, і в той же час в ній не повинно бути «перебору». Використання великої кількості кольорів – зайвий інструмент для резюме. У той же час необов’язково робити резюме чорно-білим: виберіть темно-синє оформлення: назви пунктів виділяйте жирним темно-синім. Слідкуйте за тим, щоб пункти були відносно співрозмірні.

Постарайтеся зробити так, щоб весь текст помістився на одну сторінку. Не залишайте бокових порожнин: розташуйте пункти один навпроти одного. Використовуйте списки.

Грамотне заповнення розділів визначає вас як людину, яка вміє чітко виконати завдання. Це перша перевірка майбутнього помічника. Стрункий, змістовний текст, витриманий в одному стилі, інформативний і вдало піднесений – це ті властивості самопрезентації, які необхідні помічнику керівника.

Як вже зазначалося, для тих, хто любить вчитися і запасатися «корочками», зовсім не обов’язково зазначати їх всі. Якщо ви закінчили коледж за спеціальністю «Секретар-референт», а потім ВУЗ за фахом, наприклад, «Психолог», обов’язково вкажіть у даному пункті обидва освіти. Писати потрібно назва Вузу, факультет, спеціальність, роки навчання – бажано в такому порядку. Курси, семінари, тренінги пишіть лише ті, де ви отримали свідоцтво або сертифікат. Вказуйте освітню організацію, яка видала вам документ.

Крім переліку організацій, де ви вже працювали, має сенс зазначити посадові обов’язки, які ви виконували. Приклад переліку посадових обов’язків:

• ведення вхідної та вихідної документації;
• підготовка документів до підписання;
• узгодження робочих графіків співробітників;
• організація прес-релізів, зборів, протокольних заходів;
• консультування клієнтів по телефону (первинна консультація);
• ведення соціальних мереж як майданчиків реклами послуг компанії.

Пишіть лише те, чим насправді вам доводилося займатися. Не перебільшуйте власні можливості. Не варто писати того функціоналу, яким ви займалися на добровільних засадах, але які безпосередньо не стосувалися вашої посади. Наприклад, ви добре володієте фоторедактором, графічним редактором, і регулярно розробляли візитки та буклети для фірми.

Тут ви описуєте професійні навички, якими впевнено володієте. Перелік може бути таким:

• впевнений користувач ПК;
• володіння оргтехнікою (перерахування);
• досвід роботи з відомостями конфіденційного характеру;
• знання ділового етикету, ведення бізнес-листування;
• вміння працювати з великим об’ємом інформації;
• вміння працювати в умовах багатозадачності;
• грамотна мова (усна та письмова);
• знання документознавства;
• досвід збору звітної документації;
• навички обробки кореспонденції;
• досвід організації ділових зустрічей, переговорів;
• навички застосування актуальних способів збору інформації та її подальшого аналізу;
• знання основ психології підприємницької діяльності.

Необов’язково писати саме такий об’ємний перелік. Вкажіть 5-6 ключових навичок, володіння якими не буде перебільшенням. Використовуйте «живі» фрази для опису власних навичок: «вміння робити…», «володію тим-то», «знання того-то».

Цей пункт роботодавець читає особливо уважно. До досягнень можна віднести вдалі проекти, які ви особисто займалися і, звичайно, підвищення по службі, грамоти, подяки. Можливо, якісь ініціативи, висунуті вами, закріпилися на колишньому місці роботи.

Навіть якщо вам здається, що до нового місця роботи досягнення з минулого не належать, вони можуть стати додатковими маркерами вашого професійного портрета. Особливо це стосується організаційних навичок, які цінні для помічника керівника.

Напишіть буквально 3-4 пропозиції, які надають вашому портрета яскравості. Наприклад, здобувач захоплюється бігом, щорічно бере участь у марафонах. Це може говорити про вашої послідовності, вольових якостях, прихильності до здорового способу життя. Тут ви можете вказати свій сімейний стан, наявність дітей, водійських прав.

Це діловий документ, який повинен задовольняти вимоги бізнес-листування.

Як виглядає структура документа.

• Привітання. Безособовий документ не викликає прийняття, персоніфікований на підсвідомому рівні викликає схвалення. Неформальних звернень потрібно уникати. Пишіть «Добрий день!», «Здрастуйте!», всі інші звернення не так вдалі.
• Основна частина. Вкажіть, з якого джерела ви дізналися про вакансії. Вкажіть посаду, на яку ви пропонуєте свою кандидатуру. Поясніть, чому ця посада приваблива для вас як для фахівця. В одному-двох реченнях опишіть свій досвід, який важливий для даної вакансії.
• Заключна фраза. Подякуйте читає лист за вказане вам увагу, відмітьте готовність зустрітися для організації співбесіди.
• Прощання. Достатньо написати «З повагою, ПІБ».
• Контактні дані. І хоч ця інформація є в тексті резюме, її буде не зайвим буде згадати тут.

Кожен пункт починається з нового абзацу та не може перевищувати 3 пропозицій. Супровідний лист – це лаконічний, тезовий документ. Сильними його сторонами будуть унікальність і актуальність.

Зразок примірного резюме для вакансії помічника керівника допоможе вам у складанні власного інформаційного документа.

Чернова Юлія Ігорівна

Вакансія: помічник керівника

Особисті дані: місце проживання -…, дата народження, сімейний стан. Тут же можете вказати контактні дані.

Освіта: Далекосхідний педагогічний університет. Факультет – Іноземні мови. Спеціальність «Викладач англійської мови». 2008-2013 рр. Курси: Вища школа економіки і сервісу, Москва. Назва курсу «Секретар – діловод», 2017 р.

Досвід роботи: з 2017 по 2019 рр. працювала секретарем компанії «Розумний дім», р. Москва. До цього з 2013 по 2017 р. працювала секретарем навчальної частини Московського педагогічного коледжу.

Обов’язки:

• планування і координація робочого графіку керівника;
• організація зустрічей, бесід, переговорів;
• контроль вхідної та вихідної документації;
• здійснення технічної допомоги керівнику;
• своєчасна передача документів керівнику;
• ведення ділової переписки;
• робота з допоміжним персоналом;
• ведення електронних каталогів внутрішньої документації компанії.

Ключові навички:

• високий рівень грамотності (в тому числі й комп’ютерною);
• знання англійської мови досконало, німецька – вище середнього;
• знання ділового етикету.

Досягнення: не більше 3 (грамоти, подяки, присвоєні категорії, курирування складних проектів).

Особисті якості: не більше 5. Наприклад: організованість, впевненість у собі, доброзичливість, винахідливість.

Додаткова інформація: Водійський стаж (категорія В) – 6 років.