Резюме офіс-менеджера: зразок грамотного резюме, список посадових обов’язків і навичок, варіанти супровідного листа

Успішна кар’єра починається з грамотного складання резюме і від враження, яке він справить. Тому важливо вже цим документом викликати у роботодавця інтерес до себе. Правильне резюме здатне уявити потенційного працівника самим відповідним фахівцем на відкриту вакансію. Особливо це стосується молодих людей, тільки початківців трудову діяльність, які повинні в резюме зуміти структурувати свій навіть мінімальний досвід роботи.

Багато ототожнюють посадові обов’язки офіс-менеджера, секретаря. Деяка схожість присутні: це прийом вхідних дзвінків та кореспонденції, набір текстів, організація нарад та виконання всіх доручень керівництва. Але обов’язки офіс-менеджера спрямовані на забезпечення життєдіяльності офісу. Вони можуть бути набагато ширше з покладанням додатково компетенцій секретаря або помічника керівника.

Резюме повинно мати чітку структуру і просту мову викладу. Загальноприйнята форма цього письмового документа являє собою розділи з інформацією, розміщені у певній послідовності:

• бажана посада;
• прізвище, ім’я та по батькові;
• контактна інформація;
• мета резюме;
• професійні компетенції, відповідні посади, на яку претендує здобувач;
• освіта (основна і додаткова);
• досвід роботи;
• особистісні якості;
• додаткові дані;
• рекомендації.

Вже на етапі резюме претендент зможе добре зарекомендувати себе, оформивши його за всіма правилами ділового документа.

Якщо правильно використовувати принципи оформлення, то у читає сформується позитивне сприйняття:

• заголовок «Резюме» не пишеться;
• обсяг – не більше 2 сторінок формату А4;
• текст поділяють на короткі, зручні для читання абзаци;
• рекомендується використовувати шрифт Times New Roman або Arial з розмірами основного тексту – 12 кегля, заголовків – 20 кегля, підзаголовків – 14 кегля;
• всі перерахування оформлюються списком;
• акцентувати інформацію можна, виділяючи її жирно або більш великими літерами (від 14 до 16 кеглями шрифту);
• текст не повинен бути з помилками;
• інформацію слід викладати стисло.

Принципи написання резюме однакові для всіх посад.

• У розділі «Бажана посада» необхідно чітко визначити назву вакансії. У разі коли немає відомостей про вільних посадах, слід коротко описати сферу свого професійного інтересу, наприклад «ІТ-спеціаліст». Не має досвіду роботи, слід вказати «стажист/асистент» і сферу роботи, наприклад маркетинг, фінанси, ІТ.
• Далі зазначаються персональні дані: прізвище, ім’я та по батькові. Їх рекомендується розміщувати по центру або з лівої сторони. Часто роботодавці висувають вимоги до зовнішності претендентів і просять надсилати резюме з фото. При необхідності треба розмістити в резюме найбільш вдалий ділової знімок.
• У пункті «Контактна інформація» відображають телефон, адреса електронної пошти, далі вказують дату народження і зарплатні очікування. Слід реально оцінити свої вміння, щоб бажана зарплата була виправдана. Якщо компанія має філії, то необхідно визначити готовність до переїзду та відряджень.
• Наступний блок – мета. Можна просто написати: «Отримати посаду офіс – менеджера».
• Освіту. Перелік навчальних закладів, починаючи з останнього, з датами вступу та закінчення. Інформація про спеціальності та університеті (вузі, коледжі) повинна відповідати прописаною в дипломі. Курси, тренінги, стажування краще писати ті, що стосуються посади, на яку претендує працівник.
• Досвід роботи. Описати свою трудову діяльність треба так, щоб на дану кандидатуру звернув увагу роботодавець. Першим вказується останнє місце роботи. Досить 5 організацій. Опис попереднього досвіду повинно бути конкретним, періоди роботи повинні бути вказані з точністю до місяця, повна назва фірми з її короткою характеристикою, займана посада, функціональні обов’язки – докладні. При грамотному складанні цього розділу слід розставити акценти на колишні місця роботи, які за функціями максимально наближені до бажаної посади. Підвищить цінність працівника, якщо він раніше працював секретарем-референтом, юристом, оператором колл-центру.
• Досягнення. Слід описати конкретні досягнення на попередніх місцях роботи і перерахувати всі наявні заходи заохочення, отримані від колишнього керівництва.
• Професійні навички. Наймачі підбирають розумного і активного працівника, який вміє зробити так, щоб всі справи робилися чітко в строк, а працівники відчували, що є людина, яка піклується про побутових офісних дрібницях. Крім того, вони шукають людину з високим рівнем емпатії, який сам вміє бачити проблеми та знаходити для них рішення. Тому варто вказати тільки ті вміння, які мають значення для пропонованої вакансії.

Робочі завдання:

• управління;
• адміністрування;
• господарське забезпечення;
• контроль;
• звітність.

Стандартні завдання:

• турбота про офісі і співробітників;
• пошта і документообіг;
• зустріч контрагентами і партнерів;
• замовлення води, їжі, меблів, техніки.

Ключові знання та вміння офіс-менеджера:

• досвід організації нарад;
• володіння правилами ділового етикету.

Успішний кандидат вміє налагоджувати всі процеси в офісі і контролювати роботу допоміжних підрозділів. Даного фахівця часто зобов’язують відстежувати дні народження працівників, організовувати корпоративні свята, оформляти привітання, купувати подарунки, букети, сувеніри.

Про себе. Цей перелік особистих рис характеру, які допоможуть виконувати завдання відповідної посади: організаторські здібності, сумлінність, пунктуальність, самостійність, терплячість і гнучкість.

Обов’язкові вимоги до офіс-менеджера:

• здоровий глузд;
• комп’ютерна грамотність;
• грамотна мова;
• активність у вирішенні виникаючих проблем.

Вітаються стресостійкість, неконфліктність, хороша пам’ять і організованість. Ефективних офіс-менеджерів і відрізняє наявність певних особистісних якостей: проактивність, прекрасні комунікативні навички, а також доброзичливість. При відсутності робочого досвіду слід загострити увагу на працьовитості, старанності, здатності до навчання і легкої адаптації в колективі. Однак не слід включати в опис більше 6 рис характеру.

В розділ «Додаткова інформація» можна включити ваші улюблені заняття, а також те, що ви вмієте водити автомобіль. І останній розділ – «Рекомендації» – представлення характеристик і контакти колишніх керівників.

Супровідний лист направляють в якості доповнення до резюме. Іноді самі роботодавці розміщують вакансії на інтернет-сайтах з працевлаштування, виставляють вимогу докласти супровідний лист у відгуку. В його утриманні необхідно розповісти про свої очікування від майбутнього співробітництва. Це дає шанс бути запрошеним на співбесіду. Наведемо приклад супровідного листа.

«Направляю резюме для розгляду мене на вакансію офіс-менеджера. Я була б рада працювати в стабільній, великої та стабільної компанії. Я впевнена, що саме в «Мобільні Телесистеми» я зможу далі реалізувати свій потенціал.

До теперішнього моменту я маю досвід роботи секретарем керівника, фахівцем кадрового діловодства. Сподіваюся, що відповідальність, уважність до деталей діловодства, напрацьовані на попередніх місцях служби, зроблять мене вашим ефективним співробітником.

Я хотіла б отримати запрошення на співбесіду і більш докладно розповісти про свій професійний досвід, а також відповісти на всі питання.

З повагою, Ф. В.».

Зразок резюме на посаду офіс-менеджера

Альбіна Кравцова

Дата народження: 30.09.1995

Мета: заміщення вакантної посади офіс-менеджера

Бажаний дохід: від 45 тис. рублів

Графік: повна занятість

Готова до відряджень, готова до переїзду.

Контактна інформація:

адреса проживання:

телефон:

e-mail:

Освіта:

• ПензГТУ, р. Пенза (2013-2017 рр..). Професійне навчання за галузями. Профіль «Економіка і управління».
• ПензГТУ, р. Пенза (2013-2014 рр..). Професійне навчання за програмою «Бухгалтер».
• ПГУ (2010-2013 рр..). Управління та інформатика в технічних системах.
• ГОУ «Пензенський будівельно-комунальний технікум» (2005-2008 рр..). Оператор ЕОМ.

Професійний досвід

Відомості про трудову діяльність:

12. 2015 – 11. 2019

Старший фахівець служби підтримки Єдиної інформаційної системи

• Прийом, реєстрація та обробка вхідних інформаційних e-mail запитів і звернень.
• Розгляд претензій та надання консультацій.
• Збір та аналіз інформації для вирішення проблем користувачів сайту.

ТОВ «Інтел»

05. 2013 – 11. 2015

Оператор call-центру Єдиної інформаційної системи.

• Прийом вхідних дзвінків, реєстрація звернень.
• Консультування користувачів сайту.

ТОВ «Глобал. ру»

01. 2010 – 04. 2013

Офіс-менеджер

• Організація роботи і життєзабезпечення офісу, кадрове діловодство, робота з діловою документацією, поштою та інтернет-банком.

ТОВ «Інфотекс»

10. 2008 – 12. 2009

Спеціаліст із кадрового діловодства

• Ведення кадрового документообігу.

ТК «Фортуна»

01. 2007 – 09. 2008

Менеджер по роботі з клієнтами

• Оформлення абонентської документації, консультування абонентів, продаж та активація sim-карт.

ЗАТ НСС

Ключові знання та навички:

• навички роботи з організаціями-партнерами;
• навички роботи з комп’ютером, оргтехнікою та програмним забезпеченням;
• навички роботи з документами, ведення звітності;
• відмінне знання діловодства;
• організованість, уважність до деталей.

Додаткова інформація:

• іноземні мови: англійська (базовий рівень);
• рівень володіння комп’ютером: впевнений користувач;
• комп’ютерні програми: Photoshop, пакет MS Office;
• сімейний стан, відомості про дітей: не заміжня, дітей немає;
• захоплення, хобі: живопис, креативна фотозйомка, подорожі, психологія.

Особисті якості:

• стресостійка, маю досвід вирішення різних ситуацій;
• здатна до навчання.

Цілі і життєві плани:

• робота в сучасній компанії з можливістю подальшого розвитку особистісних і професійних якостей для кар’єрного зростання;
• отримати додатковий досвід, який дозволить мені розвинути нові навички, розширити свої обов’язки і тим самим стати максимально ефективним співробітником.

Рекомендації надаються за запитом.

Скористайтесь сервісом Jooble для пошуку роботи офіс-менеджером та інших вакансій.