Помічник менеджера по продажам: обов’язки асистента, посадова інструкція, вимоги до кваліфікації
Помічник менеджера з продажу — одна з новітніх професій нашого часу. Але в ній є свої вимоги до кваліфікації та функціональні обов’язки. Дуже важливо розібратися в таких деталях, щоб розуміти — влаштує така діяльність чи ні.
Що це за робота?
Помічник менеджера по продажам, званий ще в ряді компаній асистентом, є фактично найближчим соратником даного керівника. Найважливіші позитивні сторони такої посади:
- можливість збагатити свій досвід (підвищувати кваліфікацію);
- значні перспективи кар’єри.
Це в ряді випадків переважає значне навантаження у фізичному та інтелектуальному плані, яка неминуче обрушується на помічників менеджерів будь-якого виду діяльності. Конкретний коло справ, доручаємої асистентові, визначається специфікою компанії і тим, що вона продає. Найчастіше асистенти працюють на п’ятиденному тижні, а планка заробітної плати коливається від мінімального рівня до 20000 рублів, зрідка перевищуючи цей рівень.
На посади асистентів, якщо не вимагається досвіду, зазвичай потрапляють ті, хто раніше не працював з будь-якої причини, а також студенти останніх курсів, аспіранти і так далі. На цій роботі вони, власне, досвід і отримують. Нерідко посаду помічника стає сходинкою до самостійного перетворення у менеджера. Це практикується зазвичай там, де нинішні керівники незабаром підуть на підвищення або будуть спрямовані в інший підрозділ.
Помічники менеджерів зазвичай зустрічаються у великих компаніях, де керуючий персонал має стільки обов’язків і справ, що стає необхідним його «розвантажити».
Необхідна кваліфікація
Освіта потрібна різна, що знову ж таки визначається конкретним місцем роботи. В окремих випадках вистачає і середньої професійної підготовки. В інших ситуаціях потрібні помічники з вищою освітою, а в третіх начальника влаштує тільки асистент з профільної університетською підготовкою. Основний упор робиться на володіння економічними знаннями в цілому, вміння продавати і знання психології. Вітається знання іноземних мов.
Що стосується досвіду роботи, то тут ситуація теж не дуже однозначна. Щоб продавати автозапчастини, продукти чи одяг з взуттям, він, звичайно, бажаний, але не категорично. А ось торгівля спецодягом, особливими видами продовольства (екзотичними, унікальними), складними видами промислової продукції без досвіду мало реальна. Володіння комп’ютером і основними програмами є вже нормою для всіх, зайнятих у сфері управління, і незабаром буде матися на увазі за замовчуванням.
У посадових інструкціях кваліфікаційні вимоги до помічників менеджерів озвучують більш чітко. Їм необхідно володіти:
- основними законами і ключовими підзаконними актами (в тому числі відомчими), що регулюють комерційну торговельну діяльність виробництва;
- поточним станом економіки;
- базовими принципами комерційної діяльності та торгівлі;
- ситуацією на ринку (у цілому, у самої компанії, її конкурентів, в суміжних галузях, в різних регіонах);
- динамікою ринку і основними тенденціями за попитом і пропозицією;
- основним асортиментом товарів (послуг), їх класифікацією, цільовим призначенням, ключовими характеристиками і можливостями, які ці товари (послуги) реально дають споживачеві.
Але і на цьому вимоги не закінчуються. Хороший помічник менеджера з продажу повинен бути в курсі порядку ціноутворення на оптовому, дрібнооптовому, роздрібному та дрібнороздрібному сегментах ринку.
Звичайно, доведеться стежити за поточним рівнем цін. Крім того, дуже корисно буде володіння теорією та практикою менеджменту, принципами адміністрування в організації. Асистенти менеджера складають різні документи і беруть участь у переговорах, тому їм треба знати діловодство і документообіг, психологію торгівлі.
Додатково доведеться опанувати:
- етику ділового взаємодії;
- підходи до налагодження ділових зв’язків;
- соціологію;
- мотивацію персоналу;
- сучасні комп’ютерні програми і мережеві сервіси, що полегшують роботу.
Функціональні обов’язки
Основними обов’язками такого працівника є:
- сприяння менеджера в організації і налагодженні мережі продажів;
- збір інформації про попит на товари або послуги, аналіз причин, за якими він змінюється;
- відшукання додаткових покупців і посередників, налагодження контактів з ними;
- ведення переговорів з клієнтурою;
- підготовка документації на переддоговірного етапі;
- укладення договорів;
- організація поставок товарів відповідно до договорів;
- відстеження оплати поставлених товарів і наданих послуг, дотримання інших умов;
- вивчення основних претензій та побажань щодо якості товарів та їх характеристик;
- аналіз якості післяпродажного обслуговування;
- аналіз кількості продажів і їх динаміки.
Помічник менеджера враховує претензії споживачів і розбирається, в чому причина, хто прав, як запобігти подібні скарги надалі. Цей співробітник бере активну участь в маркетингових і рекламних акціях. На нього покладається збір даних про споживачів і введення їх в бази даних, експертні системи. Необхідно також готувати звіти про роботу, складати аналітичні огляди та довідки (тематика яких визначається менеджером).
Нарешті, безпосередній начальник може доручити помічникові окремі завдання по тому чи іншому функціональному профілю.
Посадова інструкція
Призначати помічників менеджера і знімати їх може лише керівник організації або філії (структурного підрозділу), а подання вносить менеджер або інша посадова особа. Поки асистент відсутній, його змінює обличчя, призначуване в офіційному порядку. Тоді на змінника переходять ті ж права і обов’язки. У асистентів є повноваження:
- ознайомлюватися з усіма документами, що регулюють їх діяльність;
- запитувати всю інформацію для роботи (у тому числі в інших структурних підрозділах);
- вносити пропозиції, як удосконалити роботу.
Вони відповідають за:
- невиконання своїх обов’язків;
- порушення цивільного кодексу;
- порушення кримінального кодексу;
- адміністративне порушення;
- заподіяння матеріального збитку або витік даних.
